労働条件通知書はメールでもよい?

医療機関から、最も多く寄せられる相談のひとつが「労務問題」です。

今回は、スタッフを雇用する際に必要な「労働条件の明示」(労働基準法15条)についてお話しします。

これまで労働条件の通知については、書面での交付(いわゆる労働条件通知書)が必要とされていました。
通知書交付の事実を証明するために、控えに署名をしてもらっていたというところも多いと思いますが、非常に手間がかかります。

2019年4月から労働基準法施行規則が改正され、以下の条件を満たせば、書面以外で労働条件を通知することが可能になりました(厚生労働省のチラシ参照)。

(条件1)労働者が希望したこと

(条件2)メールやSNS等で労働条件を通知すること(出力して書面化できるものに限る)

この改正によって、雇用契約書の作成や労働条件の通知を含め、すべての過程を電子化することができるようになりました。ぜひ活用してみてください。

本ブログについての質問と回答・解説

Q. メールやSNS等で労働条件を通知するにあたって、注意すべきことはありますか?

A. 後から紛争になることを避けるため、以下の点には注意しましょう。

  • 労働者がメール等による労働条件明示を希望したことを、後から確認できるようにしておく(例:労働者から「メールによる労働条件の明示を希望する」という旨のメールを受け取り、それに対して返信する形で労働条件を記載したファイルを添付・送信する。)。
  • 労働者が労働条件を明示するメール等を受け取ったかどうか確認する(例:受け取った旨をメールで返信する形で伝えてもらう。)。
  • できるだけPDF等のファイルを送信する形で明示し、なるべくそのファイルを保存・印刷するように労働者に伝える(SNS等は保存期間を過ぎると送信履歴が消えてしまうことがあるため。)。
  • 通知書には、明示した日付、送信した担当者の氏名、事業場や法人名、使用者の氏名を記載しておく。

Q. 労働条件を明示しないとどうなりますか?

A. 労働契約の締結時に労働条件を明示しなかった場合、労働基準関連法令違反となり、30万円以下の罰金が科されることがあります。
労働者が希望していないにも関わらずメールやSNS等で労働条件を明示した場合も、同様です。

Q. メールに添付して明示するための労働条件通知書ファイルを作成しようと思います。様式に決まりはありますか?

A. 様式に決まりはありません。労働基準法・同施行規則が定めている必要事項をきちんと網羅していれば書き方は自由です。
ただし、労働者がファイルを開いたときに文字が切れていたり色が薄すぎたりして読めないとなると、労働条件を「明示」したことにはなりませんので、作成する際には注意しましょう。

また、必要事項の記載漏れが不安な場合は、厚生労働省のウェブサイトでワード形式・PDF形式のモデル労働条件通知書が公開されているため、こちらを参考に作成するのも良いでしょう。このモデル労働条件通知書は、書面を交付する形で労働条件を明示するときにも使えます。

以上

文責:弁護士 川﨑翔