弁護士に対するイメージとしてよく聞かれるのが
「なかなか連絡がつかない」
というコメントです。
確かに弁護士は、
- 依頼者との打ち合わせ
- 各種調査
- 交渉
- 書類の作成
- 裁判対応
と事務所を不在にしていることも多いです。業務が多いほど連絡がつかないという事態が生じてしまいます。
そんな事態を解消するため、医療機関の顧問先には「チャット相談」のサービスを提供し、「365日24時間以内の回答」をお約束しています。
チャットであれば、早期の回答が可能になりますし、メールに比べ、会話のようなやりとりもスムースにできます（メールとLINEのやり取りを比較していただけるとわかりやすいと思います。）。
また、院長や理事長の方からのチャットだけではなく、事務長の方、場合によっては顧問社労士の先生からのチャット連絡も受けています。
トラブルになる前に顧問弁護士が対応するということを徹底しています。
「あらゆる法的リスクから医療機関を守る」
というミッションを掲げ、今後も努力していきたいと思います。
本ブログについての質問と回答・解説
Q. ビジネスチャットについて詳しく教えてください。
A. チャットワーク®を利用しています。
主な機能としては
- メールよりも迅速に対応する事が出来ます。
- もちろん各種ファイルの送信も簡単に出来ます。
- 送信したメッセージの削除や編集ができます。
急いで送ったので誤字脱字があった、誤って送るつもりのない事を送ってしまった時などに便利な機能です。訂正のコメントを改めて送る必要になく、無駄にチャットが長くなるのを防ぐことも出来ます。 - メッセージに囲み線や罫線を利用する事が可能で、見やすく伝わりやすく作成出来ます。
- メッセージを未読に戻す事が出来ます。
これは、後で対応しよう、忘れない様に未読にしよう、など、メッセージの見落としを防止出来ます。 - メールに必須な冒頭の挨拶や自己紹介を入れるルールが必要ないので、送信も返信も時間の短縮になります。
- グループチャット機能で、「この人」にメッセージを送りたいという時、「TO」というマークを付けられます。マークを付けられた人も分かるようになっていますので、長いグループチャットでも見落としが防げます。
- タスク作成の機能があります。
使い方としては、来たチャットに対して作業が必要になった時、タスクに変更し右側に表示させることが出来ます。 - iPhone・iPad・Androidなどのスマホでも使用する事が出来ます。
- ビデオ通話も出来ます。
- 過去のやり取りを見つけやすいです。
Q. チャット相談のメリットは何ですか？
A. 主に以下のようなメリットがあります。
- メールより気軽に相談いただけます。
- 回答が早いです。
- ビジネスチャットより届いた相談には、24時間以内に回答致します。
- 遠隔地の医療機関の方でも、迅速に弁護士に相談する事が出来ます。
本ブログに関連する質問と回答・解説
Q. チャット導入は難しくないですか？
A. 勉強会や教育が不要なぐらい、導入しやすいツールとなっております。LINEなどを使っている方もたくさんいらっしゃると思いますが、その感覚でビジネスで使う事が出来ます。
また、国産のため日本語表記ですので、使いやすい見た目になっていて、安心して利用できます。
Q. 社内でチャット導入にするコツはありますか。
A. メールのイメージで、「お世話になっています」などの挨拶を入れるのかどうか悩まれる社員の方もいると思いますので、返信は「了解です。」「確認致します。」などの短い文章にする、などのルールを社内で作っておくと迅速に業務が進むと思います。
また、絵文字がいくつかありますので、返信の代わりに絵文字を使う事も可能ですし、絵文字には固い印象を和らげる役目もあります。
以上